Fini l'avis de dépôt papier!

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  • Le 21 mai 2012

  • Marie Lambert-Chan

Le 31 mai, les employés recevront leur dernier avis de dépôt papier. Après, il sera possible de consulter les détails de sa paie à partir du libre-service électronique Synchro.Le 31 mai prochain, les employés de l'Université de Montréal recevront leur dernier avis de dépôt en version papier. «Ceux qui voudront le garder en souvenir le pourront», lance en riant Louise Béliveau, vice-rectrice aux affaires étudiantes et au développement durable. Tous pourront consulter les détails de la paie suivante à partir du libre-service électronique Synchro.

 

Accessible de l'intérieur comme de l'extérieur du campus, le libre-service permettra de consulter ses données d'emploi, le sommaire de ses heures travaillées, les avantages sociaux accordés et, bien sûr, les détails relatifs à la paie et à la rémunération. Les employés pourront y modifier leurs coordonnées personnelles et y déclarer leurs absences et leurs heures supplémentaires.

Cette modification au système des ressources humaines et de la paie est le deuxième volet du progiciel de gestion intégré (PGI) que l'UdeM a personnalisé en le baptisant Synchro. La première phase, qui concernait les finances, a été lancée en mars 2011. «Nous devions déployer simultanément le deuxième module, mais ce dernier ne répondait pas alors adéquatement aux besoins de l'Université. C'est pourquoi nous avons retardé sa mise en application d'un an», explique Mme Béliveau, marraine du PGI.

Synchro n'est pas un luxe pour l'UdeM: les systèmes administratifs et informatiques sont si vétustes et fragiles qu'il est de plus en plus difficile de trouver une main-d'œuvre compétente pour les maintenir en fonction. «Les systèmes ne sont plus en mesure d'évoluer avec la réalité de l'Université. C'est un risque important qu'on ne pouvait plus courir», constate Mme Béliveau.

Une centaine de personnes ont travaillé d'arrachepied pour adapter le PGI, un outil issu de la suite PeopleSoft d'Oracle. «Les modules achetés fonctionnent selon les meilleures pratiques des grandes entreprises d'Amérique du Nord. Mais encore fallait-il les mettre à notre main, c'est-à-dire les ajuster selon nos groupes d'employés, nos conventions collectives et nos conditions de travail», poursuit-elle.

Les avantages de Synchro sont nombreux: convivial, fiable, accessible de partout en tout temps et sécuritaire. «On a mis en place des mesures considérables pour protéger les renseignements personnels», assure Mme Béliveau.

Synchro réduira l'utilisation du papier, l'équivalent d'une cinquantaine d'arbres par année. Il pourra évoluer en fonction des besoins de l'Université et facilitera le travail des employés du secteur des ressources humaines et de la paie qui, auparavant, devaient doubler, voire tripler les saisies en raison de la désuétude des systèmes. «Synchro remplace à lui seul les 35 systèmes qui étaient nécessaires au bon fonctionnement des finances, des ressources humaines et de la paie», illustre Louise Béliveau.

Selon elle, ce virage technologique est le changement administratif le plus important dans l'histoire de l'UdeM. Et qui dit changement, dit parfois turbulences, ce dont la vice-rectrice est bien consciente. «Lors du déploiement du volet financier, nous avons vécu une période de transition qui n'a pas toujours été facile. Mais aujourd'hui, les gens ne retourneraient pas en arrière! Même si nous avons appris de cette expérience, il est certain que nous vivrons de nouveau des turbulences et c'est pourquoi nous comptons sur la collaboration et la patience de tous.»

Différentes activités sont prévues pour préparer le personnel à l'arrivée du libre-service Synchro. Depuis le 7 mai, une quinzaine de séances d'information sont offertes pour en apprendre davantage sur les fonctionnalités du système. De plus, entre le 24 mai et le 21 juin, l'équipe du PGI organisera des «Midis-Synchro» qui consistent en une tournée des pavillons pour présenter deux fois par semaine les grands changements qui surviendront avec l'implantation du libre-service Synchro.

Enfin, les utilisateurs de Synchro RH auront accès à des laboratoires pour s'exercer à de véritables transactions avant et après le déploiement. Des capsules d'aide en ligne seront aussi accessibles.

Le troisième et dernier volet de Synchro sera déployé au cours de l'année 2013 et sera consacré au système de gestion académique.

Marie Lambert-Chan

 

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