La gestion des dossiers étudiants passe en mode Synchro

  • Forum
  • Le 4 février 2013

  • Daniel Baril

Raymond Lalande, Louise Béliveau et André GasconAprès la mise en service des volets ressources humaines, paie, finances et recherche du système informatique Synchro, c'est au tour de la gestion des dossiers étudiants de faire l'objet de ce vaste projet de modernisation technologique lancé par l'Université de Montréal il y a maintenant quatre ans.

 

«L'étape actuelle vise tout ce qui concerne la gestion des activités académiques et du cheminement étudiant, allant de la demande d'admission jusqu'à la diplomation», précise Louise Béliveau, marraine du programme PGI et vice-rectrice aux affaires étudiantes et au développement durable.

Pour assurer l'ensemble des opérations qu'il était déjà possible de faire en ligne, telles que les demandes d'admission, les inscriptions, les choix de cours et éventuellement en offrir de nouvelles comme l'abandon de cours et l'affichage de l'horaire sous forme de calendrier hebdomadaire, les responsables du projet Synchro ont opté pour le progiciel PeopleSoft de la firme Oracle. Ce logiciel a été conçu spécialement pour répondre aux besoins et exigences des établissements universitaires à la lumière des pratiques en vigueur dans les principales universités du monde.

«PeopleSoft est un système évolutif qui, par ses mises à niveau, permettra d'offrir de nouveaux services selon l'évolution des besoins», souligne Louise Béliveau.

Implantation progressive

Cette nouvelle étape du virage informatique comprend trois volets qui concerneront successivement le calendrier des cours et des examens, le Guichet étudiant et les admissions. Le premier volet est déployé depuis le 9 janvier.

Le deuxième, qui touchera les principales fonctions du Guichet étudiant comme les inscriptions, les droits de scolarité et les relevés de notes, sera progressivement déployé à compter d'avril prochain et sera opérationnel pour les étudiants au trimestre d'été. Le Guichet étudiant deviendra alors le «Centre étudiant».

Le troisième et dernier volet, celui des demandes d'admission, sera fonctionnel en juillet.

Il a fallu plus de deux ans de travail à une équipe ayant compté jusqu'à 100 personnes pour mettre l'ensemble du système en place. «Synchro remplacera la majorité des systèmes actuels de gestion académique dont certains fonctionnent depuis 30 ans et qui sont devenus désuets, explique André Gascon, directeur du projet Synchro. Certains de ces systèmes ne sont pas supportés par les nouveaux fureteurs ou nouvelles plateformes électroniques.»

Selon Raymond Lalande, vice-recteur aux études, il y avait même urgence à procéder à cette modernisation parce que le système existant, élaboré au fil du temps à la manière d'un «spaghetti inextricable», était devenu incapable de gérer la croissance des données et risquait de flancher à tout moment.

De nouvelles façons de faire

«C'est un changement majeur qui va toucher l'ensemble des usagers, tant étudiants que gestionnaires et enseignants, et qui demandera des ajustements dans la façon de faire les choses», prévient Louise Béliveau. Une diminution d'efficacité risque donc de se faire sentir pendant une certaine période.

La formation du personnel à l'outil Synchro a débuté en décembre pour le premier volet et commencera en février pour le deuxième. Du côté des étudiants déjà admis, il faudra réapprendre à naviguer dans la nouvelle interface que présente Synchro.

«Dans une telle opération, le principal défi n'est pas technologique, mais réside dans l'accompagnement offert aux usagers», affirme André Gascon.

Les étudiants pourront notamment compter sur une équipe de soutien composée d'étudiants ayant reçu une formation à cet effet et pouvant être joints par téléphone ou en ligne afin de répondre aux questions et résoudre les problèmes. Des vidéos explicatives seront aussi accessibles sur le site de l'UdeM et sur YouTube. Le personnel ayant à utiliser le nouveau système pourra compter sur l'expertise de techniciens et de «superutilisateurs» formés pour aider leurs collègues.

Quelques lacunes à corriger

L'Université de Montréal fait par ailleurs partie des premiers établissements à mettre en service la version francophone du progiciel d'Oracle, conçu à l'origine en anglais. Les responsables de Synchro ont relevé plusieurs lacunes dans la qualité du français qu'ils ont cherché à corriger. Ils sont toutefois bien conscients qu'il en reste, entre autres dans l'interface du volet «Centre étudiant».

«Certaines fautes nous paraissaient inacceptables, alors que certains termes ne correspondaient pas à notre réalité, dit André Gascon. Nous avons demandé beaucoup de corrections à Oracle, mais, même s'ils n'avaient pas encore tout corrigé, il nous fallait tout de même procéder à l'implantation du système afin de pouvoir profiter de la fenêtre actuelle pour que tout soit prêt pour les admissions de l'hiver 2014.»