Communiquer par courriel avec ses étudiants

  • Forum
  • Le 27 janvier 2014

  • Dominique Nancy

Bon nombre de professeurs de l'Université de Montréal ont aujourd'hui recours au courrier électronique, encore inusité il y a 15 ans, pour joindre les étudiants inscrits à leurs cours.

 

« C'est devenu un outil de travail usuel », affirme Mario Therrien, directeur du Bureau des services aux utilisateurs de la Direction générale des technologies de l'information et de la communication (DGTIC).

Outre Exchange et Outlook, explique-t-il, deux autres options s'offrent désormais à eux : StudiUM pour les quelque 75 % des enseignants de l'UdeM qui utilisent la plateforme de cours en ligne et Synchro Académique.

La fonctionnalité « Nouvelles » dans StudiUM permet aux enseignants d'envoyer des messages à l'ensemble de leurs étudiants. Il n'est toutefois pas possible d'écrire à un étudiant ou à un sous-groupe d'étudiants en particulier. Pour ce faire, ils doivent employer la fonctionnalité « Messages personnels » de la plateforme.

Les enseignants peuvent également écrire à leurs étudiants avec Synchro Académique à partir du Centre corps professoral. En plus d'avoir accès à l'horaire de leurs cours, ils peuvent consulter la liste des étudiants qui y sont inscrits. L'outil leur offre la possibilité de joindre un étudiant, un groupe d'étudiants ou l'ensemble de la classe. Aucun fichier en pièce jointe ne peut cependant être ajouté aux messages.

La DGTIC recommande aux professeurs et chargés de cours qui voudraient transmettre des documents électroniques à leurs étudiants par courriel de les télécharger au préalable dans StudiUM. « Même s'ils n'utilisent pas la plateforme de cours en ligne, ils peuvent s'en servir comme d'un serveur ou d'une bibliothèque virtuelle pour y déposer des documents, signale M. Therrien. Ils peuvent aussi recourir à d'autres outils comme Webdépôt et diriger leurs destinataires vers les documents par hyperliens. »

Devant l'usage croissant de ces moyens de communication, l'Université a instauré une politique et formulé des directives quant à l'utilisation du courrier électronique. On y souligne notamment l'importance de la protection des renseignements personnels. « Le courriel est un document soumis à l'accès à l'information et aux règles de conservation des archives de l'Université, peut-on lire. Sachez que, même si vous supprimez un courriel à partir de votre poste de travail, une copie pourrait exister pendant un laps de temps dans les copies de sécurité des serveurs de courrier de l'Université. »

La DGTIC conseille par ailleurs aux utilisateurs d'apprendre à reconnaître les canulars et à ne pas les propager. À cet égard, on peut consulter Hoaxbuster ou La Netiquette, des sites spécialisés qui les recensent. Si le courriel apparaît dans le résultat de la recherche, il ne faut surtout pas le transférer. « Un courriel reçu dans sa boîte de messages électroniques qui demande explicitement de “faire suivre” au plus grand nombre d'internautes possible risque fort d'être un canular », indique M. Therrien.

Dernier rappel : Un étudiant qui communique avec son enseignant au moyen de son adresse électronique personnelle plutôt que celle fournie par l'Université court le risque que son message ne soit pas lu. Rappelons que tous les étudiants de l'Université de Montréal se voient attribuer une adresse électronique uniforme lorsqu'ils font leur inscription et tous les diplômés disposent d'un service de redirection de cette adresse UdeM vers le compte de courrier électronique de leur choix.

Dominique Nancy