Mon portail UdeM : vers un accès simplifié au dossier personnalisé

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  • Le 16 février 2016

  • Martin LaSalle
Les employés de l'Université de Montréal ont désormais accès à l'ensemble des informations de la Direction des ressources humaines à partir d'un site, Mon portail UdeM.

Les employés de l'Université de Montréal ont désormais accès à l'ensemble des informations de la Direction des ressources humaines à partir d'un site, Mon portail UdeM.

En 5 secondes

Les employés de l'Université de Montréal ont désormais accès à l'ensemble des informations de la Direction des ressources humaines à partir d'un site, Mon portail UdeM.

Primeur : le site Web de la Direction des ressources humaines (DRH) va disparaître sous peu... mais pas son contenu, qui est désormais intégré dans le nouveau portail de l'Université de Montréal!

Peut-être l'avez-vous déjà remarqué en allant consulter les formations offertes, les consignes se rapportant aux congés : depuis le 3 décembre dernier, toute l'information produite par la DRH est désormais centralisée sur Mon portail UdeM

Un guichet unique

Élaboré par le Centre d'expertise Web (CEW) de la Direction générale des technologies de l'information et de la communication (DGTIC) ainsi que par la DRH, Mon portail UdeM est un guichet unique qui offre un accès personnalisé et sécuritaire aux renseignements et services institutionnels, selon le statut de l'utilisateur.

Ainsi, l'information relative aux ressources humaines est accessible à partir du portail, qu'il s'agisse des conditions de travail, des avantages sociaux, des outils pour les gestionnaires, et bien plus.

«Nous y intégrons aussi tous les messages et les nouvelles publiés par notre direction et nous encourageons d'ailleurs les employés à consulter régulièrement le portail pour s'assurer de ne rien manquer», mentionne Pascale Carrier, directrice du développement stratégique à la DRH.

Précisons qu'au cours de l'année le nouveau portail accueillera également les étudiants de l'UdeM. Les contenus qui leur seront présentés seront adaptés à leurs besoins.

«L'Université de Montréal comprend plus de 350 sites Web et plusieurs grandes applications, explique Martine Lafleur, directrice du CEW. Le portail ne vise pas à les remplacer, mais bien à regrouper l'information qu'ils contiennent pour donner à l'utilisateur une vue d'ensemble qui facilite ensuite l'accès à ces plateformes.»

Testé sur des humains!

Il n'aura fallu qu'une seule année pour réaliser le portail des employés de l'UdeM. «Il s'agit d'un délai très rapide pour un tel projet, et sa réalisation a été rendue possible grâce à l'excellente collaboration de toutes les personnes concernées», souligne la conceptrice Julie Rivet, également du Centre d'expertise Web.

À l'origine, le CEW a conçu un premier portail intégrant les besoins en communication internes de la Faculté de médecine vétérinaire (FMV).

«Ce projet pilote nous a permis de tester et de valider l'approche portail avec les membres de la FMV, précise Mme Rivet. De plus, nous avons construit de solides assises et une boîte à outils qui faciliteront l'intégration des facultés et services dans le portail UdeM.»

«Nous tenons à remercier chaleureusement nos partenaires de la FMV, car ils ont parfois subi les aléas découlant d'un projet pilote de cette ampleur», convient Martine Lafleur en assurant à la blague qu'aucun animal n'a subi de préjudice!

Ainsi, plus de 120 employés ont contribué à l'organisation de l'information du futur portail tant par des rencontres individuelles qu'à travers des activités en ligne. Le but était de créer une structure de présentation – ou arborescence – de l'information qui rende la navigation plus intuitive.

«Nous sommes partis du point de vue de l'utilisateur au lieu de construire un site en fonction de la structure de la DRH, comme c'était le cas auparavant, et ce fut un bel exercice d'humilité pour nous», a confié Pascale Carrier.

Ensuite, le contenu de quelque 320 pages du site Web de l'UdeM a subi une «cure de vulgarisation».

«Nous avons entièrement récrit le contenu de façon à le rendre plus intelligible à l'ensemble de la communauté», raconte Andréane Proulx, conseillère en communication à la DRH.

Moderne et évolutif

La concrétisation du nouveau portail est une belle illustration de la volonté de l'UdeM de renouveler et moderniser ses outils technologiques à partir d'une vision d'ensemble.

«Un grand pas a été franchi, mais il reste encore beaucoup à faire, puisque le portail continuera de se développer, notamment par l'intégration des facultés, des départements et des services», indique Martine Lafleur.

Les membres de l'équipe ayant pris part au projet invitent d'ailleurs tous les membres de la communauté à s'approprier Mon portail UdeM en le visitant le plus souvent possible. «Nous vous encourageons aussi à nous soumettre vos suggestions d'amélioration, puisqu'il s'agit de votre portail!» concluent Mmes Carrier, Lafleur, Rivet et Proulx.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Mon portail UdeM puis sur «Suggestion ou commentaire» au bas de la page d'accueil, après avoir ouvert une session.