Bientôt un dossier étudiant électronique unique

  • Forum
  • Le 7 mars 2017

  • Dominique Nancy
Sophie Arès et Marie-Claude Binette.

Sophie Arès et Marie-Claude Binette.

Crédit : Amélie Philibert

En 5 secondes

L’Université de Montréal souhaite mener à terme ce projet novateur d’ici janvier 2020.

Chaque année, des milliers de papiers d’identité et de documents divers sont traités et numérisés par le Bureau du registraire de l’Université de Montréal. À compter du 13 mars, des consultations auprès de divers employés responsables des dossiers étudiants de toutes les facultés se tiendront afin de valider les paramètres du futur dossier étudiant électronique unique. «Ce dossier, dont l’implantation se fera sur trois ans, fait partie des priorités institutionnelles, signale la registraire et marraine du projet, Marie-Claude Binette. À ma connaissance, un tel dossier n’a pas à ce jour d’équivalent au Québec.» Sophie Arès assumera la direction de ce projet d’envergure.

Forum a rencontré Mmes Binette et Arès afin d’en apprendre davantage sur ce nouvel outil.

Qu’est-ce que le dossier étudiant électronique unique et quel est l’objectif de ce projet?

M.-C.B.: À l’heure actuelle, beaucoup d’informations relatives au dossier scolaire doivent être numérisées. On parle, entre autres, de documents exigés lors de l’admission dans un programme ou nécessaires à la poursuite des études. Le problème est que ces renseignements se retrouvent à différents endroits. Notre principal objectif est d’implanter ce dossier étudiant électronique unique pour tous les cycles afin de gérer un seul dossier pour chaque étudiant de l’Université, depuis sa demande d’admission jusqu’à l’archivage du dossier.

Mais quels sont les avantages d’un tel dossier pour l’étudiant et pour l’Université?

S.A.: Pour l’étudiant, cela lui évitera de devoir déposer ses documents à divers endroits, comme c’est actuellement le cas. Par exemple, l’étudiant venant d’une autre université qui voudrait obtenir des équivalences n’aura plus besoin de fournir un second relevé de notes, puisqu’on aura accès au document qui aura été déposé dans son dossier au moment de son admission. Le fait que l’ensemble des documents constituant le dossier étudiant se trouve en un point central va améliorer l’expérience de l’étudiant en simplifiant le dépôt des pièces, la consultation et la mise à jour de son dossier.

Du côté de l’Université, le dossier deviendra accessible de façon centralisée aux intervenants concernés, tout en étant sécurisé. Le partage de l’information entre ces personnes devrait ainsi être grandement facilité. Il y a également lieu de croire que le temps consacré notamment à la numérisation et à l’élagage des informations sera diminué. On va aussi réduire l’utilisation du papier, ce qui va dans le sens des mesures prises en matière de développement durable.

Quand le dossier étudiant électronique unique verra-t-il le jour?

M.-C.B.: L’implantation du dossier se fera en cinq temps. L’étape préliminaire a déjà été franchie et a permis de recueillir des données quant au contenu et au processus d’élaboration du dossier étudiant électronique unique. L’équipe du projet mènera dès la mi-mars des consultations pour valider ces données afin de désigner précisément les éléments qui constitueront le dossier et de définir les règles de conservation associées. Ensuite, il s’agira de choisir la plateforme technologique, en tenant compte des besoins de la communauté, et d’en assurer la mise place de manière optimale. Le tout devrait être terminé d’ici trois ans, soit en janvier 2020.

Ce projet va amener beaucoup de changements dans nos façons de faire, tant du côté des étudiants que de celui du personnel. Une personne spécialisée dans la gestion du changement appuiera notre équipe afin qu’on gère efficacement cette période de transition. Comme il s’agit d’un projet attendu depuis longtemps, nous recevons le soutien des facultés et des différents intervenants, ce qui devrait assurer le succès de nos démarches.