Transformation institutionnelle: près des trois quarts des actions sont en marche

Jean Charest

Jean Charest

Crédit : Magalie Dagenais

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Le vice-recteur aux ressources humaines et à la planification, Jean Charest, brosse un tableau du chemin parcouru depuis janvier avec le plan d’action Transcender les frontières 2016-2021.

En janvier dernier, à l’issue d’une large consultation menée auprès de sa communauté, l’Université de Montréal se dotait d’un plan d’action pour instaurer une culture plus collaborative qui mise sur l’interconnexion des savoirs et sur l’innovation afin d’actualiser son projet d’enseignement et de recherche, de se distinguer parmi les meilleurs établissements universitaires et d’accroître son influence sur la société.

Neuf mois plus tard, une grande partie du travail est amorcée – certaines actions ayant même déjà été réalisées! Histoire de faire le point sur l’état d’avancement des travaux et des étapes à venir, UdeMNouvelles a rencontré le vice-recteur aux ressources humaines et à la planification, Jean Charest, qui est responsable de mener à terme la transformation institutionnelle qui est en cours à l’UdeM.

Où en est-on dans le dossier de la transformation institutionnelle?

Seulement neuf mois après l’adoption de notre plan d’action, 2 des 25 objectifs fixés sont déjà atteints.

En effet, nous avons récemment conclu une entente historique en intégrant l’Association des diplômés de l’Université de Montréal au sein de l’UdeM, ce qui va contribuer à solidifier nos liens avec les diplômés. Cette action a été réalisée sous la gouverne de mon collègue Raymond Lalande, vice-recteur aux relations avec les diplômés, aux partenariats et à la philanthropie.

Autre grande première: Guy Lefebvre, vice-recteur aux affaires internationales et à la Francophonie, a piloté la mise sur pied de l’Observatoire de la Francophonie économique, qui élève à un niveau supérieur la nature de notre engagement au sein de la Francophonie et vise notamment à créer un réseau international d’économistes francophones. C’est une autre manière d’affirmer notre fait francophone, ce qui a été maintes fois demandé par la communauté de l’UdeM lors de la consultation de 2016.

De même, je m’en voudrais de passer sous silence les 16 autres actions qui sont en cours de réalisation grâce aux quelque 150 employés engagés dans divers groupes de travail, et ce, en plus de leurs tâches quotidiennes. Grâce à ce travail réalisé dans un esprit de collaboration avec la communauté, les trois quarts des actions prévues au plan sont en marche!

Notamment, il y a quelques semaines seulement, nous avons déposé à l’Assemblée nationale un projet de loi modifiant la Charte de l’Université de Montréal afin de la moderniser. Le travail des membres de la communauté universitaire, qui s’est échelonné sur plus de six mois, est maintenant terminé. À présent, nous en sommes à la mise à jour des statuts de l’Université, qui s’étendra sur les prochains mois.

Et, avec les sept groupes de travail qui seront constitués en 2018, ce seront près de 250 membres de la communauté qui, dès l’an prochain, s’affaireront à mettre en œuvre l’ensemble des 25 actions de notre plan commun: c’est la démarche qui avait été envisagée et c’est là une source de grande fierté!

Notre projet est certes ambitieux, mais il est aussi réaliste. À la lumière de l’avancement des travaux, je dirais qu’il est à la hauteur des talents et des capacités qui nous distinguent, collectivement.

Comment parvenir à insuffler un esprit plus collaboratif et innovateur parmi les employés de l’UdeM?

D’abord, comme l’indiquait le recteur en décembre 2015, au moment de lancer les consultations, l’Université de Montréal va bien dans son ensemble. Néanmoins, les contextes national et international dans lesquels elle évolue sont très exigeants.

Notre véritable défi consiste à nous repositionner auprès des étudiants actuels et à venir, en rehaussant la promesse qu’ils continueront à bénéficier d’une formation de haut niveau. Et cette promesse est l’affaire de chacun des membres de notre grande communauté. C’est à ce titre que l’idée de la collaboration et de l’innovation doit faire partie du quotidien de tous les employés de l’établissement, peu importe leurs occupations.

Par exemple, on nous a dit que l’UdeM est une organisation complexe et lourde, qu’on a l’impression qu’on ne peut changer les choses… Nous ne pouvions pas laisser les choses comme ça. Bien que nous ayons des règles et des processus à respecter, il doit y avoir de la place pour innover et c’est ce à quoi nous convions la communauté. Nous avons, collectivement, une obligation de résultat et la collaboration comme l’innovation devraient conduire à une amélioration de la satisfaction au travail pour tous et toutes.

Quelles sont les actions à venir au cours des prochains mois?

Nous entrons dans une étape où la communication et la consultation en continu deviennent cruciales auprès tant de notre communauté que de nos partenaires.

À cet égard, nous avons entamé des démarches visant à renforcer les partenariats avec nos établissements affiliés, soit HEC Montréal et Polytechnique Montréal. Nous leur avons présenté notre plan d’action – ce qui ne s’était encore jamais fait! – et nous avons formé un comité de liaison avec HEC Montréal afin d’établir ce que nous pourrions réaliser ensemble que nous ne faisons pas déjà. La même démarche est en cours avec Polytechnique Montréal.

Nous avons aussi communiqué avec nos établissements hospitaliers affiliés, qui se sont montrés très enthousiastes. Il est prévu que le recteur et moi irons à leur rencontre dès cet hiver.

Par ailleurs, il va de soi que les instances universitaires et les agents de changement demeurent au cœur de la communication de l’évolution des travaux.

En parallèle, nous entamons une série d’opérations de communication destinées à l’ensemble de notre communauté afin que tous les membres soient informés des retombées concrètes de la transformation institutionnelle et de l’efficacité qu’elle apporte. Cela fait d’ailleurs partie de notre engagement de communiquer les changements organisationnels, tout en maintenant les canaux de communication ouverts pour continuer à recueillir les commentaires et suggestions de la communauté.

Ainsi, afin de dialoguer de manière dynamique et régulière, nous publierons chaque mois un message du vice-recteur aux ressources humaines et à la planification par l’entremise du site Web de la transformation institutionnelle – auquel tous les membres de la communauté sont invités à s’abonner.

Et enfin, nous souhaitons que l’esprit de cet exercice essentiel percole dans toutes les conversations à l’Université. C’est pourquoi une affiche, aux couleurs de notre plan d’action et rappelant l’objectif de la transformation institutionnelle, sera installée dans les 300 salles de réunion de l’UdeM, sur tous les campus. Ce que nous espérons par cette action, c’est influencer la dynamique des discussions, que chacun de nous se demande ce qu’il peut faire pour être plus collaboratif et innovateur dans son travail au quotidien, comment il peut apporter une valeur ajoutée en amont ainsi qu’en aval de ce qu’il a à faire: penser davantage au bénéfice global de son propre travail plutôt qu’à seulement l’accomplir en silo.

Quelle est la réalisation dont vous êtes le plus fier jusqu’ici?

Plusieurs éléments me rendent fier et j’en soulignerai deux en particulier. D’abord, la tournée que nous avons effectuée, le recteur et moi, a marqué un jalon important dans la diffusion de la stratégie.

Nous avons fait le tour de l’Université en 15 rencontres, auxquelles ont pris part plus de 1500 employés. L’ambiance était propice au dialogue et tous ont pu s’exprimer et poser des questions. Et les chiffres parlent d’eux-mêmes: la tournée a été un franc succès!

Le recteur et moi souhaitions communiquer le plus efficacement possible et de manière directe avec ceux et celles qui concrétisent notre projet au quotidien, et nous avons opté pour une tournée: il s’agissait, selon nous, de la forme la plus appropriée pour avoir un échange réel quant au plan d’action qui a été élaboré à la lumière de cette grande consultation.

La deuxième réalisation qui me rend fier touche au processus lui-même à cette étape-ci, à savoir la réponse enthousiaste de différents membres de la communauté, qui ont accepté de faire partie de l’un ou l’autre des groupes de travail.

Que plus de 150 personnes jusqu’à présent soient engagées dans l’action illustre en soi que nous sommes dans la continuité quant à la vision de la transformation institutionnelle depuis le début: travailler avec la communauté de l’UdeM et au bénéfice de tous et toutes afin d’amener notre grande université encore plus loin!