S’améliorer collectivement
- Forum
Le 22 mars 2019
- Marilou Garon
Six groupes de travail ont été spécialement mandatés pour étudier chacun un volet des activités de l’Université de Montréal et repenser ses façons de faire.
Crédit : Getty
Dans le cadre du plan Transcender les frontières, six groupes de travail ont été mandatés pour repenser nos façons de faire dans certains volets des activités de l’UdeM. Voici trois de ces groupes.
Parmi les 25 actions de la transformation institutionnelle, l’optimisation des processus administratifs et académiques s’intéresse à certains volets importants des activités de l’Université de Montréal. Six groupes de travail ont été spécialement mandatés pour étudier chacun un volet des activités de notre établissement et repenser nos façons de faire. Rencontre avec les responsables de trois de ces groupes: gestion de l’enseignement, gestion des horaires et des locaux, forum des administrateurs.
Revaloriser les responsables de programme
Les programmes d’études sont au cœur même de la mission d’enseignement de l’Université. C’est dire toute l’importance que revêt le travail des quelque 200 responsables de programme sur notre campus.
«Non seulement le ou la responsable de programme occupe une position stratégique pour encourager la réussite étudiante, mais il se porte aussi garant en quelque sorte de la qualité du programme, explique Éric Montpetit, vice-doyen à la Faculté des arts et des sciences et coresponsable du groupe de travail avec Michel Carrier, professeur à la Faculté de médecine vétérinaire. Il peut ainsi jouer un rôle déterminant dans le succès du programme.»
Et pourtant, les membres du groupe de travail ont vite constaté le peu de reconnaissance accordée à cette fonction. «J’avoue avoir été surpris que la fonction de responsable de programme ne soit reconnue ni dans les statuts ni dans les règlements de l’Université», dit M. Montpetit. Le groupe de travail a donc proposé de donner à la fonction une forme de reconnaissance au sein de l’Université par l’adoption d’une directive administrative.
La directive se veut d’abord et avant tout un outil de soutien. «L’idée n’est pas de fournir une liste exhaustive de tout ce que doit faire un ou une responsable de programme; on la conçoit davantage comme un guide qui offre des balises pour préserver la qualité des programmes.» À la directive s’ajoutera une formation créée spécialement pour les responsables de programme et qui répondra à un autre besoin ciblé par le groupe de travail. Selon M. Montpetit, ces mesures devraient lever certains obstacles liés au recrutement des responsables de programme.
Comment les principales personnes concernées ont-elles réagi à cette recommandation? «À partir du moment où nous avons bien expliqué l’esprit de la directive, c’est-à-dire qu’elle sert de cadre de référence pour définir le mandat du responsable de programme, nous n’avons reçu que des commentaires positifs», se réjouit Éric Montpetit.
Processus de gestion des horaires et des locaux
3500: c’est le nombre de cours donnés à l’UdeM aux trimestres d’automne et d’hiver. Une source de savoir pour des milliers d’étudiants, mais tout un défi pour l’Université quand vient le temps de déterminer les horaires et d’assigner les locaux.
«Les facultés et départements créent les horaires de cours, le plus souvent à la main, tandis que le Bureau du registraire assigne les locaux au moyen d’un logiciel», explique la registraire et coresponsable du groupe, Marie-Claude Binette. Un processus à deux vitesses qui laisse très peu de marge de manœuvre et qui peut engendrer une utilisation sous-optimale des locaux.
Au terme de ses travaux, le groupe de travail a donc recommandé de doter les unités d’un outil informatisé de gestion des horaires. Et comme le Bureau du registraire utilise déjà le logiciel Infosilem pour l’affectation des locaux, le groupe propose que les unités préparent les horaires avec ce logiciel. «Infosilem permet de jumeler les horaires et les locaux, plusieurs grandes universités l’emploient à cette fin avec succès», précise Mme Binette.
Le second coresponsable du groupe de travail, le vice-recteur adjoint à la recherche Daniel Lajeunesse, abonde dans ce sens: «Ce qui est formidable avec un outil informatique intégré, c’est la possibilité d’ajouter des paramètres et de tenir compte de certaines contraintes, ce qui est impossible lorsque les horaires sont établis à la main.»
Le logiciel permettra, par exemple, de mieux prendre en considération les contraintes liées aux déplacements des étudiants et des professeurs. Ce qui pourrait avoir une incidence jusque sur l’apprentissage chez les étudiants. «En réorganisant les horaires, on s’interroge sur notre manière de structurer l’apprentissage, note M. Lajeunesse. Et nous ne sommes pas les seuls: la plupart des grandes universités se posent des questions quant à la meilleure manière d’orchestrer une journée de cours afin que les étudiants s’approprient la matière.»
Un projet pilote est en cours pour la préparation des horaires de cours au campus MIL. S’il s’avère concluant, un second projet pilote verra le jour en vue d’étendre l’utilisation d’Infosilem à l’ensemble de l’Université, autant pour la création d’horaires de cours que pour l’affectation des locaux.
Parlons budget!
Souvent critiqué, le travail «en silo» est le lot des grandes organisations. L’Université de Montréal n’y échappe pas, c’est d’ailleurs pour «transcender les frontières» sectorielles que la transformation institutionnelle a été lancée. Et quoi de plus sectoriel que la gestion budgétaire des facultés et des services?
«S’il y a une chose qui manquait entre la Direction des finances et les unités, c’est la possibilité d’échanger de façon régulière et structurée sur notre travail quotidien, mentionne le vice-recteur adjoint aux finances et responsable du groupe de travail, Matthew Nowakowski. Les unités avaient des besoins à exprimer, nous avions des messages à véhiculer, sans avoir pour autant un endroit pour le faire.»
Dans le but de créer des occasions de communication directe, M. Nowakowski a proposé de mettre sur pied une communauté de pratique appelée forum des administrateurs. Les rencontres trimestrielles concernent les projets de développement, les changements de processus, les consignes administratives et tout autre sujet proposé par les unités elles-mêmes.
«C’est loin d’être révolutionnaire, mais ça fait œuvre utile!» s’exclame Matthew Nowakowski. Après seulement quatre rencontres, le forum a déjà eu comme effet de rendre les processus plus consultatifs, fait non négligeable dans une grande organisation comme l’Université de Montréal. Les rencontres sollicitent la participation des personnes concernées par des changements à venir, bien avant que ces derniers soient annoncés.
Le groupe se penche en ce moment sur l’approbation des dépenses de recherche. «Les conseils subventionnaires exigent des modifications à nos pratiques de délégation, souligne M. Nowakowski. À la Direction des finances, nous n’avions pas trouvé la solution, mais, avec l’aide des administrateurs des unités, j’ai bon espoir que nous y arriverons.»
