L’UdeM simplifie et humanise le processus d’admission
- UdeMNouvelles
Le 17 octobre 2023
- Service de l’admission et du recrutement
La refonte de l’expérience candidat vise à rendre le processus d’admission plus simple, plus facile et plus humain.
Crédit : Courtoisie
Simplifier, faciliter, mais surtout humaniser le parcours qu’empruntent les étudiants et étudiantes lorsque vient le temps de faire leur demande d’admission: c’est l’innovation que propose l’UdeM.
Porte d’entrée principale pour les futurs étudiants et étudiantes, le site du Service de l’admission et du recrutement (SAR) de l’Université de Montréal attire quelque trois millions de visiteurs annuellement. On s’y rend pour découvrir les types de programmes offerts à l’Université et se faire une idée de sa trajectoire d'études, mais surtout et avant tout pour savoir où, quand et comment faire une demande d’admission.
Chaque année, le SAR reçoit et traite plus de 50 000 demandes d’admission en ligne. C’est donc avec l’objectif d’attirer les meilleurs candidats et candidates que l’UdeM mène depuis 2019 un vaste chantier de modernisation de l’admission et de l’expérience étudiante à l’admission.
Les futurs étudiants et étudiantes au cœur de l’admission
«Élaborée dans le cadre du Programme institutionnel de modernisation de l’admission, la refonte de l’expérience candidat vise à rendre le parcours de l’admission plus simple, plus facile et plus humain», précise la vice-rectrice aux affaires étudiantes et aux études, Pascale Lefrançois, marraine du projet de refonte.
Se démarquant dans le paysage universitaire, la nouvelle expérience de l’admission se veut aussi intuitive que possible pour une clientèle étudiante habile et habituée à naviguer sur le Web. La fiche programme marque maintenant le point de départ de l’admission, permettant ainsi aux étudiantes et étudiants d’ajouter un programme en un clic à leur demande.
La directrice générale du SAR, Michèle Glémaud, explique que l’Université de Montréal souhaitait offrir aux futurs étudiants et étudiantes une interface plus proche de celle qu’ils ont l’habitude d’utiliser au quotidien. «Nous accordons une plus grande place à tout l’aspect humain du processus pour mieux les épauler dans leurs choix de programmes et les aider à remplir et à déposer leurs demandes en toute confiance», dit-elle.
Une autre grande nouveauté: il sera désormais possible de choisir plusieurs programmes par trimestre et de recevoir une réponse pour chaque choix. Cette nouvelle flexibilité s’est traduite par une augmentation des demandes d'admission en 2023, soit un total de 109 914 choix de programmes pour les trimestres d'hiver, d'été et d'automne, couvrant tous les cycles et programmes d'études.
«La modernisation de l’admission a été une entreprise complexe exigeant l’intégration de différents volets technologiques, y compris l’architecture, l’infrastructure, les groupes de solutions d’affaires et le soutien aux utilisateurs. Nous avons uni nos plus grandes forces afin d’offrir une expérience inédite aux étudiants et étudiantes», mentionne Graciel Lemay, directeur principal des solutions d'affaires institutionnelles aux Technologies de l’information (TI) de l’UdeM.
Le nouveau visage de l’admission: à l’image de la communauté étudiante
Profitant d’une cure de rajeunissement, le site du SAR incarne la nouvelle expérience candidat dès la page d’accueil: ergonomie Web revue, navigation simplifiée et grille graphique aux couleurs de l’UdeM, le tout avec photos éclatantes à l’appui.
Des fiches programmes qui frappent l’imaginaire
Avec la précieuse collaboration des responsables de programme et des équipes de communication de nombreux départements et facultés, l’ensemble des descriptions de programmes ont été révisées, bonifiées et mises au goût du jour. L’emploi d’un style plus direct et de l’écriture inclusive reflète par ailleurs la diversité de la communauté universitaire.
Une demande d’admission plus courte, plus simple et plus accessible
Tout comme la fiche programme, la demande d'admission a été repensée pour mieux répondre aux besoins de la communauté étudiante tant au premier cycle qu’aux cycles supérieurs:
- possibilité d’inclure plusieurs choix de programmes par trimestre et même de déposer plus d’une demande par trimestre (sans payer à nouveau les frais de base);
- récupération automatique des informations pour ceux et celles ayant déjà un compte UdeM;
- disponibilité de la demande d’admission en anglais pour faciliter le parcours des personnes dont le français n’est pas la langue maternelle;
- interface personnalisée avec instructions et conseils en cours de route.
Marc-Olivier Ouellet, directeur général adjoint du SAR, est l’un des principaux architectes du projet. «Tout au long de la refonte, nous avons été animés par le désir de transposer l’accompagnement étudiant à même la demande. Nous visons à mettre toutes les chances de leur côté», ajoute-t-il.
Quand admission rime avec collaboration, c’est mission accomplie!
Tout grand chantier nécessite une main-d’œuvre qualifiée et des partenaires prêts à jeter les assises d’un projet rassembleur et à le concrétiser.
Menée conjointement par le SAR et les TI, cette refonte n’aurait pas connu autant de succès sans l’apport et l’expertise de nombreuses personnes et équipes de l’Université.
Le SAR tient à remercier les unités d’admission (Bureau du registraire, Études supérieures et postdoctorales, Faculté de l’éducation permanente, Études médicales postdoctorales de la Faculté de médecine, UdeM international), les groupes de travail ayant contribué activement à la réalisation des différentes phases du projet (facultés, Bureau des communications et des relations publiques, Service d’appui à la formation interdisciplinaire et à la réussite étudiante, Centre d’expertise numérique pour la recherche) ainsi que les parties prenantes représentant les associations étudiantes (Association générale des étudiantes et étudiants de la Faculté de l’éducation permanente et Fédération des associations étudiantes du campus de l’UdeM) pour leur contribution.
