Compas: le nouveau service d'accompagnement pour la recherche à l'UdeM
- UdeMNouvelles
Le 2 avril 2025
- Marilou Garon
Avec le service d’accompagnement personnalisé Compas, les équipes de recherche ont désormais à leur disposition un service de première ligne accessible en tout temps.
Crédit : Benjamin Seropian
L’UdeM lance son nouveau service d’accompagnement personnalisé pour la recherche, Compas, destiné à toute personne engagée dans un projet de recherche mené sur ses campus.
Faire de la recherche, c’est aussi se poser mille et une questions au-delà de l’objet d’étude: «Qui peut m’aider à stocker mes données de manière sécuritaire? Comment embaucher rapidement du personnel pour des travaux financés par une subvention de six mois? Rembourser les frais de déplacement de mon étudiante, est-ce un transfert de fonds?»
Jusqu’à présent, celles et ceux engagés dans la recherche à l’UdeM ne savaient pas forcément où trouver les réponses à ce genre de questions, puisque les informations étaient réparties de manière disparate sur plusieurs sites. Il n’était pas rare qu’un chercheur ou une chercheuse doive s’adresser tour à tour aux Ressources humaines, au service des finances, puis au Bureau Recherche-Développement-Valorisation (BRDV) avant d’obtenir les précisions souhaitées!
Avec le service d’accompagnement personnalisé Compas, les équipes de recherche ont désormais à leur disposition un guichet unique, un service de première ligne accessible en tout temps. Et l’élément clé du nouveau service, c’est la fonction Contactez-nous, qui permet de parler rapidement à quelqu’un pour résoudre un problème lié à la recherche.
De l’aide fournie dans les 24 heures, garanti!
Lorsqu’une personne remplit le formulaire de demande d’aide, ce dernier est automatiquement transmis à l’équipe de Compas, qui s’engage à fournir un soutien dans les 24 heures ouvrables.
Selon la nature et la complexité de la demande, l’équipe de Compas peut répondre par un simple courriel ou proposer un rendez-vous. Cette rencontre individuelle permet à l’équipe de Compas de poser toutes les questions nécessaires pour bien comprendre la demande. Au besoin se joignent à cet entretien des collègues de services comme les Technologies de l’information (TI), les Bibliothèques ou encore les Approvisionnements.
De cette manière, c’est désormais l’équipe de Compas – et non plus les chercheurs et les chercheuses – qui s’occupe des démarches nécessaires pour trouver les bonnes réponses.
La chef de section Manuelle Lonné, de la direction des Services de soutien à la recherche, supervise les membres de l’équipe de Compas. «Notre rôle, c’est d’abord de bien comprendre les besoins des équipes de recherche, puis de nous occuper de toute la “poutine” à l’arrière-boutique!» dit-elle.
Il faut préciser que Compas, tout comme l’ensemble des Services de soutien à la recherche, n’est pas réservé uniquement aux chercheurs et chercheuses; toute personne qui fait partie d’une équipe de recherche peut y recourir. Comme le souligne la vice-rectrice à la recherche, à la découverte, à la création et à l’innovation, Marie-Josée Hébert, «la vaste majorité des projets sont réalisés par des équipes qui comprennent des étudiants et étudiantes des cycles supérieurs et du personnel de recherche hautement qualifié. Ces personnes ont elles aussi besoin de soutien».
Le service offert par Compas promet un gain de temps évident non seulement pour les équipes de recherche, mais aussi pour les personnels des différents services de l’Université qui doivent parfois se renvoyer la balle à la recherche de réponses aux questions qui leur sont soumises.
Ce qui est d’ailleurs ressorti de la phase pilote de Compas, c’est la nécessité d’une collaboration soutenue de l’ensemble des services disponibles à l’UdeM. «Les demandes sont souvent complexes ou sont devenues urgentes, il y a beaucoup de cas par cas et, donc, il faut faire appel à des partenaires comme les TI, les Bibliothèques, les Ressources humaines», illustre Manuelle Lonné.
Elle précise qu’il ne s’agit pas d’offrir un simple conseil, puis de laisser la personne continuer seule son chemin par la suite. «Nous l’accompagnons jusqu’à ce que le problème soit résolu, et c’est l’occasion de réfléchir sur nos processus interservices. Si, par exemple, un laboratoire souhaite obtenir un logo et imprimer de la papeterie ornée de ce logo, l’équipe de Compas l’accompagnera dans ses discussions avec le Bureau des communications et des relations publiques», mentionne-t-elle.
Un service en amélioration continue
Le service Compas a été conceptualisé et testé dans un projet pilote par les membres du Centre d’expertise numérique pour la recherche du BRDV, avec des homologues des Bibliothèques et des TI, pour répondre dans un premier temps aux questions des équipes à propos du numérique en recherche. Les coordonnateurs Guyllaume Soucy-Jalbert et Soizic Ernoult poursuivent les travaux de mise en œuvre.
L’équipe de Compas travaillera avec une base de données qui servira à consigner toutes les demandes, de même qu’à noter la manière dont les cas ont été résolus ainsi que les partenaires concernés. Au fil du temps, l’UdeM s’enrichira ainsi d’une banque de connaissances liées à la gestion de la recherche et le service Compas sera appelé à se bonifier avec l’usage. De plus, cette mise en commun des demandes et des réponses permettra de faire connaître aux services et à la direction de l’UdeM les demandes en matière de gestion de la recherche qui sont récurrentes et méritent une attention particulière. Le contenu de la page d’accueil de Compas sera lui aussi mis à jour régulièrement, à la lumière des questions qui auront été posées et des ressources qui auront été partagées par les différents services de l’UdeM.
Une réorganisation pour le Vice-rectorat à la recherche, à la découverte, à la création et à l’innovation
Créée en mai 2024, la nouvelle direction générale des Services de soutien à la recherche chapeaute l’ensemble des trois services qui relèvent du Vice-rectorat à la recherche, à la découverte, à la création et à l’innovation: le Bureau Recherche-Développement-Valorisation (BRDV), la division des fermes et animaleries et le Bureau de la conduite responsable en recherche. Cette direction générale supervisera également les services de proximité, parmi lesquels figurent Compas et le service d’accompagnement en faculté.
«Il s’agit de l’aboutissement d’une longue réflexion entamée en 2019 au sujet de la gouvernance de la recherche, explique la vice-rectrice à la recherche, à la découverte, à la création et à l’innovation, Marie-Josée Hébert. Le milieu de la recherche est de plus en plus contraignant et nous avons senti un essoufflement chez nos chercheuses et chercheurs. Ils ont l’impression d’être placés devant une montagne d’embûches et d’être assaillis par un foisonnement de nouvelles règles et de demandes administratives.»
Pour Marie-Josée Hébert et son équipe, la question devenait alors: que faire pour que ces nouvelles réalités ne soient pas un frein? «Ce que nous souhaitons, c’est que nos chercheurs et chercheuses continuent d’avoir envie de faire de la recherche et de déposer des demandes de subvention!» précise-t-elle.
La directrice générale des Services de soutien à la recherche, Isabelle Bayard, renchérit: «L’importante charge causée par les aspects administratifs de la recherche est réelle. Nous avons voulu mettre en place un modèle de cogestion dans le but de protéger le temps de nos spécialistes des divers services et de professionnaliser en quelque sorte le volet “administratif” de la recherche.»
Ces idées sont d’ailleurs en ligne droite avec le souhait exprimé par le recteur, Daniel Jutras, lors de ses deux dernières allocutions annuelles: que l’ensemble des unités et des services de l’Université de Montréal soient organisés pour promouvoir la culture de la recherche.
