Gérer les archives en temps de pandémie

Nous avons eu la grande chance d’implanter DocUM, un service numérique de partage de fichiers pour l’ensemble de l’Université, et de former la quasi-totalité du personnel avant que la pandémie survienne. La majorité des employés de l’UdeM étant en télétravail, la collaboration est plus efficace, puisqu’il est possible de s’envoyer des liens pour transférer des fichiers et gérer les applications communes.

Par ailleurs, nous avons continué à recevoir des demandes de documents de la part des unités et de chercheurs autant de l’Université que de l’extérieur. Pour y répondre, des membres de notre équipe se sont rendus sur le campus pour numériser et envoyer des documents par différentes plateformes selon la nature des documents. Par exemple, Parcs Canada nous a demandé des photographies provenant du fonds de l’Institut botanique produites par le frère Marie-Victorin afin de créer de nouveaux panneaux d’interprétation. Les documents ont été envoyés par OneDrive.

Le cas des pièces justificatives est un très bon exemple d’occasion offerte par le télétravail pour accélérer le changement. Nous recevons chaque année environ 450 boîtes de pièces justificatives de la Direction des finances et des unités décentralisées. Cela exige énormément de travail autant des unités, qui doivent préparer et nous envoyer les boîtes, que de notre personnel, qui les réceptionne et les traite. De plus, puisque ces boîtes sont entreposées chez un fournisseur externe pour une période de 10 ans, l’Université paie afin de les conserver, de les rappeler si une unité a besoin de les consulter et finalement de les détruire. La pandémie a permis d’accélérer le changement déjà dans l’air. Ainsi, à partir de l’an prochain, fini les pièces justificatives papier. Imaginez combien nous allons économiser de temps et d’argent!

Dans ce cas-là aussi, nous avons accompagné les unités qui s’interrogeaient sur la façon de nous transmettre les documents traditionnellement signés et envoyés par courrier interne et nous avons mis sur pied une nouvelle procédure permettant d’atteindre les mêmes objectifs.

Pour cela, il a fallu tout d’abord comprendre le rôle joué par la signature dans les procès-verbaux. La signature sert à attester que le procès-verbal représente bien ce qui s’est passé au cours de la réunion. Désormais, le procès-verbal est transmis par courriel accompagné d’une attestation des personnes qui jusque-là signaient le procès-verbal déclarant que le document reflète le contenu de la réunion. Le fichier et le courriel sont conservés ensemble dans un dépôt numérique fiable. Pour d’autres types de documents, comme des contrats, l’attestation prend la forme d’une signature numérique grâce à la plateforme ConsignO.

Nous lui recommandons de faire particulièrement attention aux documents confidentiels et hautement confidentiels. Les documents hautement confidentiels peuvent être des documents concernant la santé mentale et la santé physique de la communauté, des dossiers sur les bourses, les plaintes, les cas de plagiat ou encore des documents stratégiques pour l’Université. Pour des raisons de sécurité, ces documents ne sont pas stockés dans l’infonuagique et doivent être déposés sur DocUM. Le personnel peut ranger les documents papier dans un bureau auquel personne n’a accès ou les ramener à l’Université.

Toutes les formations en présentiel ont été converties en formations en ligne. Je ne vous cacherai pas que ce fut un travail colossal. Nous voulions faire ce passage et la pandémie en a accéléré la réalisation.

La pandémie nous a permis de trouver de nouvelles façons de travailler. Notre mandat consiste à donner accès à des documents au moment où c’est nécessaire, aux personnes pour qui c’est nécessaire. Notre mandat n’a pas changé. Seule la technologie a évolué.