Le dossier étudiant électronique unique primé

Un des trois prix Pratiques du futur et innovation, remis de façon biennale par l’Association des registraires des universités et collèges du Canada (ARUCC), a été décerné au projet du dossier étudiant électronique unique de l’Université de Montréal.

Ce prix vise à reconnaître les meilleures pratiques, qui forgeront les façons de faire de demain, grâce à des idées innovantes et audacieuses. Il a été remis virtuellement au dernier congrès de l’ARUCC, tenu en juin, à l’équipe du projet coordonné par Jolaine Frigault, du Bureau du registraire, Colette Côté, des Technologies de l’information, Michel Carrier, de la Faculté de médecine vétérinaire (directeur académique), et Cindy Mailloux-Charpentier, de la Direction des ressources humaines (conseillère en gestion du changement).

«C’est une fierté pour l’Université et c’est un grand sentiment de joie de voir la reconnaissance nationale de ce superbe travail d’équipe. Plus de 100 personnes ont travaillé de près ou de loin sur ce dossier; elles viennent du Bureau du registraire, des Technologies de l’information, de la Division de la gestion de documents et des archives, de l’équipe de gestion du changement de la Direction des ressources humaines, des Études supérieures et postdoctorales, des 13 facultés de l’UdeM et du Service de l’admission et du recrutement. Je remercie personnellement chacune d’entre elles, sans qui ce travail n’aurait pas été possible», a dit Marie-Claude Binette, registraire de l’Université de Montréal.

Jusqu’en 2017, l’UdeM n’avait pas de répertoire unique où trouver tous les documents associés au dossier de l’étudiant. Avec le projet de dossier étudiant électronique unique, l’ensemble des documents constituant le dossier étudiant sera accessible et sécurisé en un point central. Près de 850 formulaires papier, propres à chaque unité, sont remplacés par 39 formulaires et 4 guides d’activité en ligne.

Les avancées permises par le dossier étudiant électronique unique se sont révélées des atouts majeurs durant la crise sanitaire. D’une part, les formulaires existants ont facilité la transition du personnel vers le télétravail. D’autre part, l’élaboration rapide d’un formulaire spécifique a permis aux étudiants et étudiantes de se prévaloir du changement de barème de notation accordé exceptionnellement.

«Le dossier électronique unique a rendu nos processus plus efficients. Les gains de temps sont immenses pour tous, tant du côté étudiant que du côté du personnel. C’est également un formidable gain écologique en raison d’une grande diminution de formulaires papier. Les processus vont continuer d’évoluer pour une efficience encore plus marquée», a mentionné Michel Carrier, directeur académique dans le projet du dossier étudiant électronique unique.