À l’Université de Montréal, des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants s’inscrivent à des programmes, suivent des cours, reçoivent leurs relevés de notes et, dans la majorité des cas, un diplôme viendra couronner leurs efforts.
Derrière chacune de ces étapes se trouve une équipe discrète: celle du Bureau du registraire de l’Université. À sa tête, une employée passionnée par les projets et les gens, dont la mission est de faire en sorte que tout fonctionne et que tout soit conforme.
«Quand tout va bien, personne ne parle de nous. Nous travaillons dans les coulisses. Mais le jour où un système tombe, tout le monde réalise notre importance», glisse en riant Annik Gélineau, registraire de l’UdeM.
Pour le commun des mortels, un dossier étudiant se résume sensiblement à une suite de notes, de données personnelles et d’attestations. Pour la registraire et son équipe, c’est un élément pivot. Il permet aux étudiants et étudiantes de suivre leur progression, aux facultés de les accompagner, mais aussi à l’Université de déclarer ses effectifs au ministère de l’Enseignement supérieur afin d’obtenir le financement qui soutient ses activités.
Le travail d’Annik Gélineau et de ses collègues est donc de nature administrative. Concrètement, il s’incarne entre autres dans le traitement de toute la documentation liée à l’identité – dont les documents d’immigration le cas échéant –, la formation des personnes-ressources facultaires (les techniciens et techniciennes en gestion des dossiers étudiants), le paramétrage de Synchro, l’accompagnement des facultés dans la planification de l’offre de cours et la création d’horaires.
Le Bureau du registraire travaille étroitement avec un grand nombre d’autres acteurs dont le Service de l’admission et du recrutement, les Services à la vie étudiante, UdeM international, les Technologies de l’information, le secteur des droits de scolarité et les Études supérieures et postdoctorales.
