Attention! Attention! Ceci est un test

En 5 secondes

L’Université de Montréal sera munie sous peu d’un nouveau système d’alerte en cas d’urgence.

Fuite de gaz, appel à la bombe, explosion, individu armé: aussi improbables soient-ils, de tels incidents peuvent survenir sur les campus de l’Université de Montréal et avoir des conséquences dramatiques s’ils ne sont pas gérés correctement. Deux facteurs sont tout particulièrement décisifs en gestion de crise: la rapidité d’intervention et la clarté des communications.

C’est précisément dans le but de répondre à ces impératifs que l’Université implantera sous peu un nouveau système d’alerte en cas d’urgence. «Le rôle de ce système, explique Jean-François Brodeur, directeur adjoint de la prévention et de la sécurité  à l’UdeM, c’est de diffuser très rapidement et auprès d’un grand nombre de personnes la notification d’une urgence en cours. C’est un système de première ligne, si l’on veut, qui sera déclenché par les responsables de la DPS.»

Une alerte sur plusieurs plateformes

Il s’agit bien d’alerte, au même titre que l’alarme-incendie en cas de feu, mais d’alerte textuelle et audio. En situation d’urgence, la sûreté déclenchera le système, qui diffusera aussitôt un message sur quatre canaux stratégiques: les écrans d’ordinateur, les haut-parleurs des téléphones de l’Université, les écrans de télé des campus et l’application Rave Guardian, téléchargeable sur les téléphones cellulaires. Le message apparaîtra également sur l’afficheur numérique des postes téléphoniques.

Le message sera ensuite relayé rapidement sur d’autres plateformes, comme le site Web de l’Université et les médias sociaux institutionnels, où d’autres informations pourront être communiquées selon la nature et la durée de l’urgence déclarée.

  • Le réseau des écrans du campus seront également mis à contribution pour la diffusion d'alertes en cas d'urgence.

«En diffusant le message simultanément sur plusieurs canaux d’information, nous augmentons nos chances de joindre aussi bien l’étudiant à la bibliothèque que l’enseignant dans un amphithéâtre ou encore l’employé qui circule dans le tunnel de la montagne», précise Jean-François Brodeur.

L’un des facteurs de complexité à l’Université, c’est l’éclatement des campus. «Non seulement il existe plusieurs campus, explique M. Brodeur, mais les bâtiments d’un même campus peuvent être éloignés les uns des autres et avoir été construits à des époques différentes, ce qui complique souvent l’implantation d’un système unifié d’alerte. De plus, les gens circulent beaucoup d’un endroit à l’autre.» D’où l’importance d’utiliser une variété de moyens pour joindre le plus grand nombre de personnes réparties sur l’ensemble du territoire de l’UdeM.

Une nouvelle application mobile

L'application Rave Guardian permettra la diffusion rapide d'alertes en cas d'urgences à l'Université de Montréal.

Les messages seront diffusés automatiquement sur les appareils appartenant à l’Université et à travers l’application mobile Rave Guardian. Les membres de la communauté sont d’ailleurs invités à télécharger l’application sur leur téléphone cellulaire. Ceux et celles qui veulent être alertés sur leur ordinateur personnel pourront télécharger le logiciel Alertus. Les employés dont le poste de travail de type PC est fourni par l’UdeM n’ont pas à télécharger ce logiciel, puisque les Technologies de l’information (TI) se chargent de l’installer automatiquement.

Toutes les consignes pour télécharger le logiciel pour ordinateur ou l’application pour cellulaire sont détaillées sur le site urgence.umontreal.ca.

Un test à grande échelle

Le premier test global en direct du système d’alerte aura lieu dans les prochaines semaines : le personnel sera avisé par courriel quelques jours avant. La Direction de la prévention et de la sécurité (DPS) activera alors le système et un message test sera diffusé dans tous les bureaux, locaux, chambres des résidences et salles de cours de tous les campus, sans exception. Les professeurs, les chargés de cours et les étudiants ne doivent pas s’étonner: dans les salles de cours, c’est par l’entremise des haut-parleurs des téléphones que sera lancé le message audio.

«Il ne s’agit pas d’un exercice d’évacuation, précise M. Brodeur. Les employés de soutien, le corps professoral et les étudiants n’auront absolument aucun geste à poser et la durée du test n’excédera pas cinq minutes.» Le test a un double objectif: d’une part, vérifier la robustesse du système et sa capacité à soutenir l’envoi massif de messages en simultané; d’autre part, permettre à la communauté de se familiariser avec le nouveau système.

«On veut que les membres de la communauté s’habituent à ce nouveau système, qu’ils téléchargent les éléments nécessaires et qu’ils en arrivent à reconnaître les différentes communications utilisées», ajoute M. Brodeur. Des tests de la sorte seront effectués au moins une fois l’an et feront donc leur entrée dans les mœurs à l’Université de Montréal, comme c’est le cas des exercices annuels d’évacuation.

Un défi technologique

L’Université de Montréal compte plus de 20 000 de locaux, 8000 postes informatiques, 10 000 téléphones, et près de 60 000 personnes circulent au quotidien sur ses campus. Rien d’étonnant à ce que la mise en place d’un tel système ait nécessité un travail collaboratif de taille. Les TI, notamment, ont piloté le projet pour s’assurer que la solution retenue auprès du fournisseur soit compatible avec nos infrastructures technologiques.

«Le gros du travail consistait à connecter le système Alertus aux différentes plateformes de l’Université qui veillent au fonctionnement des téléphones, des ordinateurs et des écrans de télé, remarque Martine Labrèche, chef de section aux TI et gestionnaire du projet. L’intégration technologique a demandé de nombreux ajustements et des tests à petite échelle, mais pour nous, le véritable test de charge sera celui que nous ferons avec l’ensemble de la communauté dans les prochaines semaines.»

Le système compte des messages écrits et audios préenregistrés, qu’il sera possible de diffuser rapidement. La DPS pourra décréter une alerte aussi bien sur tous les campus de l’UdeM que dans un pavillon particulier, en fonction de la gravité et de la nature de l’incident. Afin de s’assurer de joindre tous les étudiants et enseignants en période de cours, l'Université fera même ajouter au cours des prochains mois des postes téléphoniques dans la centaine de salles qui n’en disposent pas encore.

Au moment de son entrée en fonction, Jean-François Brodeur avait été clairement avisé de l’importance de ce dossier. «C’était sans équivoque: je devais, en priorité, mener ce mandat à terme. La volonté institutionnelle y était déjà, et il n’était pas question de laisser ce projet passer sur la voie de desserte.»

S’il n’en tient qu’à lui, 2019-2020 sera l’année des mesures d’urgence à l’UdeM!

  • En cas d'urgence, le site urgence.umontreal.ca deviendra le point de chute de toutes les communications officielles de l'Université.

Un nouveau site Web Urgence UdeM

En même temps qu’elle implante un nouveau système d’alerte, la DPS a procédé à la refonte du site urgence.umontreal.ca. Ce site détaille les moyens par lesquels on peut être informé d’une urgence, y compris les liens pour télécharger l’application mobile et télécharger le logiciel pour les ordinateurs personnels. Il fournit également de l’information de base sur les comportements à adopter selon les types d’urgence.

Car autant l’alerte rapide est essentielle en cas d’urgence, autant le fait de connaître les comportements à adopter dans les différentes situations peut réduire les conséquences liées à ces situations. Voilà pourquoi la DPS et ses partenaires ‒ les Technologies de l’information, la Direction des ressources humaines, le Bureau des communications et des relations publiques ‒ ont participé à la production d’outils complémentaires qui permettront de renforcer l’éducation et la sensibilisation auprès de la communauté de l’UdeM. Des vidéos, notamment, seront bientôt diffusées sur le site.

Mais le site urgence.umontreal.ca cache aussi une autre fonctionnalité d’importance. Lorsqu’une urgence est déclarée, le site se transforme en centrale névralgique de toutes les communications officielles relatives à l’urgence. «Une fois l’alerte donnée, il est essentiel de pouvoir communiquer de manière régulière avec la communauté universitaire et la population, précise Alain Charbonneau, directeur de l’information et des communications institutionnelles à l’Université de Montréal. Nous avons travaillé, avec les TI, à créer un fil continu d’informations qu’on activera lors d’une urgence et qui sera aisément accessible de la plupart des sites de l’Université.»

Ce module servira en outre à avertir la communauté de l’UdeM en cas de suspension des activités lors d’une tempête hivernale ou d’incidents météorologiques. Dans tous les cas, on pourra aisément y accéder: un bandeau rouge s’affichera dans le haut des pages de la plupart des sites de l’UdeM et indiquera la nature de l’urgence tout en renvoyant au site Urgence UdeM pour plus d’information.