Le Bureau d’audit interne de l’UdeM: service essentiel!

L’audit interne est une activité indépendante, encadrée par des normes précises, qui permet d’aider une organisation à faciliter l’atteinte de ses objectifs. À travers les mandats réalisés par le BAI, nous rencontrons diverses équipes de l’Université pour revoir, avec elles, leurs activités et identifier ce qui pourrait être bonifié pour mieux répondre aux exigences de l’institution. C’est en quelque sorte comme aller chez le médecin. Nous allons faire un diagnostic et suggérer un traitement qui nécessite souvent une optimisation de certains éléments opérationnels. Nous essayons d’agir comme partenaire des différentes équipes pour alléger leur tâche et simplifier leur travail, lorsque possible.

Toute organisation, publique, parapublique ou privée, a intérêt à mettre en place un mécanisme d’audit interne, car cela fait partie des bonnes pratiques de gouvernance. Le BAI relève directement du Conseil de l’Université par le biais du Comité d’audit et des finances, ce qui nous octroie une indépendance et une objectivité. Ça nous permet d’avoir du recul sur les différentes activités auditées, qu’elles soient d’enseignement, de recherche ou administratives. Cela nous permet également de faire des liens entre les activités de différentes équipes, qui parfois travaillent en vase clos dans une grande organisation comme la nôtre, mais qui pourrait tirer profit de la collaboration d’autres unités. 

Les mandats peuvent venir de plusieurs sources. Annuellement, nous établissons un plan d’audit interne en essayant de couvrir un certain nombre d’activités. Il y a également des équipes qui nous approchent afin de les accompagner dans un processus de révision de leurs opérations. L’Université fait aussi une évaluation des risques institutionnels, ce qui nous permet de prioriser des éléments à traiter, par exemple la sécurité de l’information. Certains mandats peuvent provenir de la ligne de dénonciation d’actes répréhensibles mise en place par le Secrétariat général. 

Nous effectuons entre 15 et 20 mandats par année et ils sont très variés. Ce peut être notamment des mandats d’analyse des activités afin de déterminer les bonnes pratiques à mettre en place dans une unité ou des mandats qui permettent de valider la conformité de certaines opérations.

Avant même de commencer, je leur suggérerais d’identifier leurs activités principales et de mettre sur papier les rôles et les responsabilités des membres de leurs équipes en lien avec ces activités. Est-ce que c'est clair et bien compris par tout le monde? Souvent, cela permet d’identifier certains problèmes et de remettre en question des décisions qui se perpétuent d’année en année, sans vraiment y réfléchir.

Effectivement, depuis le 1^er janvier dernier, je cumule deux mandats d’auditrice générale, soit pour l’UdeM et pour HEC, après avoir été approchée par leur direction pour effectuer ce nouveau rôle. Ayant déjà une connaissance des processus et de la culture universitaire, cela semblait cohérent d’offrir nos services à l’une de nos écoles affiliées. C’est un beau défi pour mon équipe, qui a été bonifiée en conséquence. Cela nous permet de travailler sur des mandats très variés, tout en continuant d’offrir le même accompagnement aux unités de l’UdeM.