Optimiser l'utilisation des locaux et les horaires de cours à l’UdeM

Avec plus de 12 500 cours offerts dans plus de 700 programmes à l’Université de Montréal, c’est un véritable casse-tête de créer un horaire et d’attribuer un local pour chacun d’eux… casse-tête qui se faisait de façon manuelle en grande partie jusqu’à présent. Un nouveau logiciel de création d’horaires de cours et de répartition des locaux va permettre d’automatiser ce processus. Les gains sont multiples: réduction des conflits d’horaire potentiels entre les différents cours et diminution des déplacements sur les campus pour l’ensemble de la communauté de l’UdeM, pour ne nommer que ceux-là.

Cette solution est utilisée par d’autres établissements universitaires nord-américains comme l’Université McGill et l’Université McMaster.

Réduire les conflits d’horaire pour des programmes de plus en plus interdisciplinaires

Diplômes d’études supérieures spécialisées en arts, création et technologies, maîtrise en finance mathématique et informatique ou microprogramme en société, politiques publiques et santé: le nombre de programmes interdisciplinaires a considérablement augmenté au cours des dernières années. Le défi de la création des horaires et de la répartition des locaux prend de l’ampleur pour ces programmes dont les cours se donnent dans différentes unités. Qui plus est, ces cours nécessitent bien souvent des salles équipées de matériel particulier.

À ces cours s’ajoutent des cours interdisciplinaires réunissant des étudiants et étudiantes de différents programmes. Par exemple, le cours Violence et harcèlement au travail peut être suivi par des personnes du certificat en victimologie, mais également des certificats de relations industrielles, de santé et sécurité du travail, en gestion des services de santé et des services sociaux et d’études individualisées de la Faculté de l’éducation permanente. Le nouveau logiciel permettra d’optimiser l’horaire de ce cours en réduisant au minimum les conflits d’horaire potentiels.

Un succès pour le projet pilote au campus MIL

«Avec la construction du campus MIL, nous voulions nous assurer que la communauté universitaire aurait le moins possible d’allers-retours à faire entre un cours se donnant sur le nouveau campus et un autre sur le campus de la montagne», déclare Louise Béliveau, vice-rectrice aux affaires étudiantes et aux études.

Le campus MIL a donc servi à tester le nouveau logiciel de création d’horaires de cours et de répartition des locaux. Ont été mis à contribution 169 enseignants et enseignantes, 3 facultés et 13 programmes d’études. «Malgré plusieurs appréhensions, tout s’est bien déroulé pour l’ensemble de notre unité. La flexibilité du système a été très appréciée. Nous avons également pu compter sur la grande disponibilité de l’équipe de soutien pour nous épauler dans ce changement. Maintenant, tout est en place et nous pouvons reprendre l’emploi du temps pour les prochaines sessions en faisant les modifications nécessaires», dit Andreea-Ruxandra Schmitzer, directrice du Département de chimie de la Faculté des arts et des sciences.

Un changement pour le personnel enseignant

Jusqu’à présent, plusieurs membres du personnel enseignant indiquaient à leur unité les heures de cours pour lesquelles ils et elles étaient disponibles. L’unité créait ensuite les horaires, puis communiquait avec le Bureau du registraire pour leur attribuer des salles. Avec le nouvel outil, il s’agira plutôt d’indiquer les plages horaires non disponibles pour donner un cours. Ainsi, une professeure ou un professeur pourra transmettre ses périodes d’obligations cliniques ou de recherche comme indisponibilité. À partir des heures saisies, l’outil établira un horaire optimisé. «Nous voulons aussi nous assurer que chaque personne a suffisamment de temps pour se déplacer entre les cours ainsi que pour manger à l’heure du dîner», mentionne Louise Béliveau.

Ce projet pilote pour le campus MIL ayant été concluant, l’utilisation du logiciel en est maintenant à l’étape de la simulation pour l’ensemble de l’Université. Les différents horaires de cours sont en train d’être saisis dans le nouvel outil. À partir de l’été 2023, les horaires seront entièrement conçus au moyen de ce logiciel.