Déclarer son séjour à l’international: le bon réflexe

L’équipe d’UdeM international a comme mandat d’offrir du soutien aux membres de la communauté de l'Université de Montréal qui effectuent des séjours à l’étranger. Cet accompagnement se fait parfois en amont, comme ce fut le cas avec une doctorante qui devait réaliser un travail de terrain en Ukraine. Étant donné le contexte de guerre, le personnel d’UdeM international et l’étudiante ont passé en revue différents aspects de son voyage, tels les noms de personnes-ressources sur place et l’étendue de sa couverture d’assurance. D’autres fois, c’est plutôt en plein milieu d’un séjour qu’il faut intervenir. C’est ce qui s’est passé lors du dernier soulèvement populaire au Pérou: après avoir communiqué avec les personnes de l’UdeM qui se trouvaient dans ce pays pour s’assurer de leur bien-être, Yannick Nantel, conseiller, a pu partager avec elles l’avis d’experts sur le terrain quant à l’évolution probable de la situation, notamment.

Ces exemples montrent l’importance d’être bien accompagné à l’occasion d’un séjour dans un autre pays ou dans une région éloignée du Canada. Et c’est justement dans le but de consolider l’accompagnement qu’elle offre aux membres de sa communauté que l’Université a adopté la Directive sur les séjours à l’international et en régions éloignées du Canada.

Il s’agit du prolongement naturel de la Déclaration de séjour, mise en place par l’Université en 2021 dans le contexte pandémique, mais qui faisait suite à des réflexions amorcées sur la sécurité des séjours dès 2019. «La pandémie a réaffirmé l’importance de telles démarches. Elle nous a permis de constater nos besoins réels lorsque survient une urgence et que nos membres se trouvent à l’international», explique Valérie Amiraux, vice-rectrice aux partenariats communautaires et internationaux de l’Université.

La pandémie aura également mis en lumière certaines lacunes dans la gestion interne de ces situations, là encore ciblées bien avant la crise sanitaire par la direction de l’UdeM. L’année 2021 a d’ailleurs été l’occasion de mettre à jour la politique d’internationalisation de l’Université et de renforcer son rôle dans l’analyse de risques et l’accompagnement lors de déplacements à l’étranger.

«Que ce soit auprès de membres du corps professoral qui ont l’habitude des voyages, d’étudiantes ou étudiants qui en sont à leur premier voyage d’études ou encore du personnel administratif en mission professionnelle, l’Université assume son rôle d’établissement responsable», souligne M^me Amiraux.

Un processus rapide et simplifié

En adéquation avec la nouvelle directive, les membres de la communauté de l’UdeM doivent remplir en ligne la Déclaration de séjour pour tout voyage effectué dans le cadre des études ou du travail.

Une fois soumise, la déclaration est analysée par le personnel d’UdeM international selon quatre niveaux de risque: risque faible (niveau 1), risque moyen (niveau 2), risque élevé (niveau 3) et risque majeur (niveau 4).

Lorsque les séjours sont évalués comme à risque faible (niveau 1) ou moyen (niveau 2), les conseillers et conseillères n’entament aucune démarche additionnelle auprès des voyageurs. Ces cas représentent 90 % des séjours déclarés à l’Université.

Pour les 10 % de séjours qui, après analyse, sont jugés à risque élevé (niveau 3) ou majeur (niveau 4), des membres d’UdeM international travaillent alors de concert avec la personne qui voyage afin de trouver des solutions pour atténuer les risques liés au séjour. «Il peut s’agir, par exemple, de mettre en place un système permettant de rapporter ses déplacements auprès d’une personne de confiance», illustre Yannick Nantel. Les futurs voyageurs sont invités à remplir la déclaration de quatre à six semaines avant la date de départ prévue. «Ce délai nous donne assez de temps pour effectuer une analyse rigoureuse qui restera d'actualité, puisque la date du voyage est suffisamment près», ajoute-t-il.

Et puisque rien n’est plus incertain que l’avenir, l’unité passe en revue de manière régulière les différentes situations internationales dans l’éventualité où le niveau de risque viendrait à changer, que ce soit à la suite d’une catastrophe naturelle, d’un soulèvement militaire ou d’un attentat.

Voyager mieux

Valérie Amiraux le dit clairement: «Rien ne vient restreindre les voyages. La Déclaration de séjour vient plutôt soutenir les efforts que nous faisons pour favoriser les activités d’internationalisation. Ce cadre nous permettra de nous internationaliser de manière plus sereine.»

Yannick Nantel renchérit en ce sens: «Notre rôle n’est pas de dire à un étudiant ou une étudiante qui souhaite voyager vers une destination à risque qu’il ou elle n’a pas le droit de le faire. Si ce voyage contribue à la réalisation de son projet d’études, nous sommes plutôt là pour l’accompagner avant et pendant son séjour.»

Fait à noter: tandis que la première mouture de la Déclaration de séjour se limitait aux déplacements en dehors du Canada, la nouvelle comprend désormais les séjours dans les régions éloignées du pays. «La raison de cet ajout est fort simple: ces déplacements nécessitent une bonne préparation si l’on veut diminuer les risques, explique M. Nantel. L’accès à un centre de soins de santé ainsi qu’à des réseaux de communication – pour ne nommer que celui-là – est un enjeu dont il faut tenir compte lors d’un tel voyage.»

Une tendance à la hausse

L’Université de Montréal n’est pas la seule à agir ainsi: la tendance s’observe partout au Québec ainsi qu’au Canada. «En 2021, rappelle Yannick Nantel, le Bureau de coopération interuniversitaire [BCI] a produit un document intitulé Cadre juridique des séjours internationaux afin de baliser les obligations des établissements d’enseignement supérieur en matière de déplacements à l’extérieur du pays. L’une de ses recommandations était l’élaboration d’outils normatifs pour la gestion des déplacements à l’étranger.» La nouvelle directive de l’UdeM répond en tous points aux suggestions formulées par le sous-comité des conseillers juridiques du BCI. Par ailleurs, au moment d’écrire ces lignes, l’UdeM collabore avec 19 établissements d’enseignement supérieur à la mise au point d’un outil de gestion et d’analyse de risques des séjours qui serait commun à tous et qui devrait voir le jour en 2024.

Sans oublier que les gouvernements sont eux aussi de plus en plus exigeants en ce sens: «Nos bailleurs de fonds dont Affaires mondiales Canada ont de plus en plus d’exigences en ce qui concerne la sécurité des voyageurs. L’encadrement plus structuré de la directive nous place dans une meilleure position pour répondre à ces exigences, notamment dans le cadre d’appels de projets en coopération internationale», estime Yannick Nantel.

Partager et décloisonner

Si la Déclaration de séjour permet d’avoir un tableau global et centralisé des déplacements des membres de la communauté de l’UdeM, elle permet aussi de recueillir des informations qui peuvent s’avérer pertinentes pour différentes unités. La Directive sur les séjours à l’international et en régions éloignées du Canada témoigne ainsi de la volonté de l’Université d’instaurer des réflexes de collaboration interunité. Un exemple bien concret? L’Unité du développement durable (UDD) puise des informations non nominatives dans les déclarations soumises afin de calculer l’empreinte carbone de l’UdeM.

En évoquant le développement durable, Valérie Amiraux en profite pour revenir à la notion de responsabilité, autant institutionnelle qu’individuelle. «Il y a certes la question de la sécurité, mais il doit aussi y avoir une réflexion à propos de nos déplacements en termes de mobilité responsable», insiste-t-elle. À cet effet, l’UDD invite la communauté de l’Université à consulter le Guide du déplacement écoresponsable. 

Voyageurs avertis ou apprentis globetrotteurs, les membres de la communauté de l’Université de Montréal seront sans aucun doute bien servis par la nouvelle directive institutionnelle qui permettra à tous et à toutes de se concentrer sur leur mission, se sachant guidés et soutenus au besoin.