Prêt de 220 ordinateurs et autres innovations des bibliothèques

Comment prêter des livres, répondre aux questions des usagers et les aider dans un contexte de pandémie où, soudainement, il est préconisé de ne plus se présenter sur le campus? Les bibliothèques de l'Université de Montréal ont fait preuve d’une grande créativité pour offrir des solutions dans ce contexte si particulier. Dans un remarquable souci du service à la clientèle, des membres du personnel se sont déplacés pour faire parvenir des centaines de documents et prêter des ordinateurs à ceux et celles qui en avaient besoin.

Privilégier les documents électroniques

Chaque session, les professeurs constituent des réserves de cours dans les bibliothèques de l'UdeM pour assurer l’accès des documents à un maximum de personnes. Tandis que certains documents sont consultables uniquement sur place, d’autres le sont grâce à un accès électronique. En l’absence d’étudiants et étudiantes sur le campus, les bibliothécaires disciplinaires appuient cette dernière solution et en cherchent d’autres pour remplacer toutes les réserves de cours de la prochaine session. Soutenant le corps enseignant, ils sont en quête de ressources électroniques et numérisent des extraits de certains ouvrages en respectant la Loi sur le droit d’auteur.

Avec 50 000 périodiques et 650 000 livres sous forme numérique, les bibliothèques de l'Université possèdent une collection électronique d’envergure. À cela s’ajoutent des ressources documentaires offertes temporairement sans frais par de grands éditeurs en raison de la pandémie.

Une importante opération de prêt

L’emprunt de documents imprimés est le quotidien du réseau des bibliothèques de l’UdeM. Dans la situation actuelle, c’est un autre défi.

Les professeurs et les étudiants des trois cycles ont été invités à faire la demande des ouvrages qui leur étaient indispensables pour terminer la session. En moins d’une semaine, le personnel a sorti 850 documents des 14 bibliothèques et les a envoyés en respectant les consignes de sécurité en vigueur.

Pour éviter des déplacements inutiles sur le campus, tous les emprunts (plus de 30 000) ont été reconduits jusqu’au 7 mai. Les chutes à livres de la Bibliothèque des lettres et sciences humaines et celle de la bibliothèque du campus de l’UdeM à Laval sont restées fonctionnelles pour les étudiants désireux d'y déposer leurs documents avant de retourner dans leur région par exemple.

Plus de 200 ordinateurs prêtés aux étudiants

Dès le 21 mars, les cours ont repris virtuellement à l’Université de Montréal. Le passage à l’enseignement en ligne est devenu une condition sine qua non à la réussite des étudiants et étudiantes.

«Nos bibliothèques disposent d’un imposant parc informatique et nous nous sommes demandé très rapidement comment l’utiliser pour soutenir ceux et celles qui ne possèdent pas d’ordinateur», se souvient Stéphanie Gagnon, directrice générale des bibliothèques de l’Université de Montréal. Avec beaucoup d’audace, elle a proposé une seconde utilisation des ordinateurs des bibliothèques: les prêter à long terme aux étudiants et étudiantes qui ne pourraient pas terminer leur session autrement. Une première pour les bibliothèques de l’UdeM et pour presque toutes celles d’Amérique du Nord.

Très rapidement, les bibliothèques ont communiqué avec les différents décanats et les Services aux étudiants (SAE) pour leur demander d’aviser les personnes qui pouvaient être intéressées par ce service. Deux cent vingt ordinateurs, répartis dans l’ensemble des bibliothèques du campus, ont été récupérés et rapatriés au même endroit, paramétrés pour qu’ils puissent être fonctionnels en dehors du campus et nettoyés. Les rendez-vous ont été pris avec les étudiants emprunteurs pour qu’ils viennent récupérer les appareils en évitant les rassemblements.

L’opération a été lancée en collaboration avec la Direction de la prévention et de la sécurité. Trois cohortes distinctes avaient été constituées. «Huit personnes au maximum pouvaient emprunter des postes par tranche de 30 minutes, il fallait s’assurer de respecter les deux mètres de distance et que les étudiants et le personnel étaient en tout temps dans des conditions sécuritaires. Cette opération fut formidablement orchestrée», dit Stéphanie Gagnon.

Des logiciels accessibles à distance

Dès les premiers jours de confinement, les bibliothèques se sont rendu compte que certains étudiants et étudiantes avaient besoin d’accéder à des logiciels, comme Antidote, Adobe Acrobat Pro, SPSS, etc. L’équipe technique de la Direction des bibliothèques a alors mis en place des passerelles permettant aux membres de la communauté de se brancher momentanément à distance sur les ordinateurs du parc public des bibliothèques pour utiliser ces logiciels. Il est ainsi possible de se connecter de chez soi, de passer son document dans Antidote ou d’utiliser tout autre logiciel sans se déplacer.

Autres services maintenus

Pour ceux et celles qui ont des questions, le service de clavardage est maintenu.

Le dépôt des thèses et des mémoires est toujours accessible dans Papyrus.

La suite?

Différentes formations sont à venir.

Puis, pour le trimestre d’été, au sujet du prêt d’ordinateurs, l’opération s’effectuera en sens inverse: de nouveaux rendez-vous vont être fixés pour reprendre les ordinateurs, qui seront nettoyés et prêtés de nouveau si besoin est.

Ces différents services ont été rendus possibles grâce au dévouement du personnel des bibliothèques. «J’ai une équipe vraiment formidable, dynamique et agile qui possède un sens du service à la clientèle hors du commun. Nous savons que nous sommes un partenaire clé dans le soutien à la recherche et à l’enseignement. Dans le contexte de la pandémie, nous étions prêts à adapter notre éventail de services pour mieux jouer notre rôle», conclut fièrement Stéphanie Gagnon.