Personnalisable, convivial et mobile: Mon UdeM remplace la plateforme Mon portail
- UdeMNouvelles
Le 23 juin 2020
- Marilou Garon
À compter du 8 juillet, les membres de la communauté de l’Université de Montréal auront accès à une nouvelle mouture de Mon portail.
L’Université lance une nouvelle plateforme numérique de communication pour la communauté de l’UdeM, en remplacement de Mon portail.
À compter du 8 juillet, les membres de la communauté de l’Université de Montréal auront accès à une nouvelle mouture de Mon portail. Rebaptisée Mon UdeM, cette plateforme ajoute aux fonctionnalités de l’ancien portail plusieurs nouveautés, comme un fil d’information continue, un système de notifications et, surtout, une application pour téléphone cellulaire, très attendue par les étudiants et étudiantes. Le résultat est un espace personnalisé qui intègre les informations dont chacun a besoin, au quotidien, en fonction de son profil et de ses champs d’intérêt.
Un outil personnalisable
Les Technologies de l’information (TI) ont lancé ce projet à l’automne 2019 et l’ont mené de concert avec le Vice-rectorat aux affaires étudiantes et aux études, la Direction des ressources humaines et le Bureau des communications et des relations publiques. Directeur des solutions d’affaires institutionnelles aux TI, Martin Boucher explique que cette refonte procédait d’abord d’une volonté de moderniser l’expérience étudiante en optimisant les communications numériques de l’Université. Au final, ce sont tous les membres de la communauté universitaire qui vont profiter de cette version améliorée du portail.
«Nous ne sommes pas en train d’inventer un nouveau joujou! souligne M. Boucher. Il ne s’agit pas d’un énième outil de plus, mais plutôt de la bonification du portail actuel.»
Cette bonification se traduit notamment par un outil au visuel épuré, où l’information est facilement repérable et accessible. «On voulait à tout prix éviter de faire de la technologie juste pour faire de la techno, avance M. Boucher. Notre premier souci était de répondre aux besoins des utilisateurs.»
En plus d’une présentation de l’information plus limpide, les notifications et la personnalisation de l’espace figurent au menu, à la lumière des consultations effectuées auprès de la communauté étudiante, des unités et même des élèves du collégial.
«Les plus jeunes générations sont habituées à des plateformes qui transmettent continuellement des informations; nous allons donc dans ce sens avec la mise en place des notifications», indique Martin Boucher. Ainsi, les communications catégorisées sous Messages importants seront assorties d’une notification courriel Outlook. Chaque utilisateur pourra, selon son gré, choisir de recevoir des notifications additionnelles pour les autres types de communications acheminées dans Mon UdeM, à savoir les Avis et les Annonces.
La possibilité de personnaliser les contenus affichés et l’interface de Mon UdeM en fonction de ses goûts constitue également une valeur ajoutée qui inscrit la nouvelle plateforme dans la tendance actuelle des outils numériques.
Une application mobile
Un aspect substantiel de ce projet est l’ajout d’une application mobile. «Plusieurs d’entre nous ouvrent leur téléphone cellulaire au réveil le matin… Avec l’application, on diversifie les manières d’accéder aux contenus et l’on tient compte des habitudes des utilisateurs. C’est aussi un accès de première main lors des déplacements, puisqu’elle permet de consulter des informations comme son horaire ou ses messages Outlook, et ce, sans devoir se connecter à un site Web», dit M. Boucher.
Mieux intégrer les différents systèmes
L’une des priorités du travail de refonte était d’assurer une meilleure intégration des différents systèmes d’information de l’Université. «Mon UdeM ne va pas se substituer aux systèmes tels que Synchro Libre-service, le Centre étudiant ou StudiUM, qui ont toujours leur raison d’être, précise M. Boucher. La plateforme agira plutôt comme un liant pour intégrer le tout: par l’entremise de Mon UdeM, les utilisateurs auront plus facilement accès à ces différents systèmes, sans devoir passer par des authentifications complexes et répétitives.»
Mon UdeM intégrera également des éléments clés d’Office 365, soit l’accès aux courriels Outlook, aux calendriers et aux documents OneDrive.
Mon UdeM: vecteur de réussite et de sentiment d’appartenance
Chantal Pharand, vice-rectrice adjointe aux affaires étudiantes, n’a pas hésité à prendre le projet sous son aile à titre de marraine: «On en revient toujours à la réussite de nos étudiants et étudiantes: notre priorité, c’est de tout mettre en œuvre pour les soutenir. Ça passe, entre autres, par un accès simplifié à l’information dont ils ont besoin. Avec la nouvelle plateforme, nous souhaitons contribuer à diminuer un peu le stress qu’ils vivent lorsqu’ils fréquentent l’Université.»
Si Mon UdeM a d’abord été envisagé pour les étudiants et étudiantes, il aura fallu peu de temps pour que l’équipe du projet décide d’en faire un seul et même outil pour tous les membres de la communauté universitaire. Pour Mme Pharand, l’aspect le plus appréciable du projet demeure justement cet aspect fédérateur: «Toute la communauté va se trouver dans ce même lieu, avec ce même outil qu’est Mon UdeM, afin de mieux avancer dans son parcours, que ce soit un parcours de formation ou un parcours professionnel.»
Dès le jour un, le plus grand défi pour l’équipe du projet aura été de développer une plateforme qui fait consensus et à laquelle les gens ont envie de contribuer. Ce n’est pas un hasard si la signature visuelle a été pensée pour que la communauté s’approprie le nouvel outil et que le choix du nom se soit porté sur «Mon» UdeM. Si le projet est en marche depuis plusieurs mois, pour Martin Boucher, c’est le 8 juillet prochain, aux aurores, que «l’aventure commencera!»
Mon UdeM en un clin d’œil
- Application mobile ajoutée
- Information plus facilement accessible et présentée de manière plus claire
- Centralisation des communications institutionnelles
- Notifications courriel pour les messages importants
- Option de recevoir des notifications pour les autres types de messages
- Possibilité de s’abonner aux différentes nouvelles en fonction de ses champs d’intérêt
- Possibilité de superposer plusieurs calendriers Outlook afin d’avoir un coup d’œil complet des journées à venir
- Pour les unités et services, possibilité de communiquer uniquement avec certains groupes de personnes ciblées
