Josette Noël, une secrétaire de faculté d’expérience

Josette Noël se souvient très bien du temps où elle s’occupait presque seule de l’organisation des collations des grades de sa vaste faculté.

«Je ne sais pas comment on y arrivait!» s’exclame celle qui est depuis 2012 secrétaire de la Faculté de médecine de l’Université de Montréal – elle est d’ailleurs l’une des personnes à occuper ce poste depuis le plus grand nombre d’années.

Épaulée par une technicienne en coordination du travail de bureau et des techniciennes en gestion des dossiers étudiants, elle était annuellement chargée d’envoyer les nombreuses invitations, de réserver photographe et fleurs, de penser à un casse-croûte pour les invités, d’organiser le plan de salle, d’insérer les parchemins dans les tubes, de prévoir la musique et de gérer la centaine de bénévoles, en plus d’animer les cérémonies et d’appeler les diplômés et diplômées sur la scène.

Tout cela, sans parler des tâches qu’elle assume toujours aujourd’hui, maintenant que l’organisation des collations des grades est prise en charge par le Bureau des communications et des relations publiques de l’Université. On parle alors notamment de dresser les listes des personnes diplômées et des gagnants de prix, de préparer les lettres de félicitations et les certificats et de participer à la coordination des doctorats honorifiques.

«J’ai toujours beaucoup aimé les collations des grades! J’aimais particulièrement animer et nommer les gens sur scène, notamment les lauréats de prix, on me disait que c’était très chaleureux», se rappelle avec nostalgie Josette Noël, également professeure au Département de pharmacologie et physiologie de l’UdeM.

Une secrétaire de faculté dévouée

Ces nombreux fils à attacher, ces dates à retenir, ces échéanciers serrés à respecter et ces suivis à faire, tout cela ne peut être accompli sans l’apport d’une secrétaire de faculté organisée, rigoureuse et passionnée. Autant de qualités qui décrivent Josette Noël, qui se lance chaque année avec enthousiasme dans cette prenante course à relais.

«Les collations des grades sont l’aboutissement de plusieurs années d’efforts, il faut donc que ce soit un moment spécial pour les étudiantes et les étudiants. Je ressens toujours une énorme fierté, j’en ai quasiment les larmes aux yeux. C’est une fierté pour les personnes diplômées, mais aussi pour les parents et les directeurs de thèse, les “parents académiques”», confie-t-elle.

À l’époque, ce sont également sa minutie et son souci du détail qui lui permettaient de coordonner les diverses collations des grades de la Faculté de médecine qui, rappelons-le, est composée de 15 départements et de 3 écoles et offre plus de 150 programmes d’études en sciences fondamentales, sciences cliniques et sciences de la santé.

Un rôle d’importance

Des secrétaires de faculté, qu’est-ce que ça mange en hiver?

En plus de participer activement aux collations des grades – et de les chapeauter jusqu’à récemment! –, ces personnes assistent les doyennes et les doyens et sont responsables des instances facultaires, bien que leurs tâches varient en fonction de la faculté.

Concrètement, elles rédigent les procès-verbaux des conseils de faculté et des bureaux tout en s’occupant des comités de plagiat et de fraude, étant les porte-étendards de l’intégrité au sein de leur faculté. Ce sont aussi les répondants facultaires pour les demandes d’accès à l’information et le programme de protection des renseignements personnels.

Les secrétaires de faculté veillent également sur les archives des facultés: ils et elles sont en quelque sorte la mémoire des facultés. Josette Noël est d’ailleurs réputée pour son impressionnante capacité de retenir faits ou chiffres. Et avec ses 12 années d’expérience, on peut toujours compter sur elle pour se rappeler une date, un nom ou un moment phare d’une lointaine collation des grades.