Un guide de procédure des réunions du Québec est traduit en anglais

Vous avez pratiqué le droit de 1967 à 2005 et avez pris votre retraite en 2005, après avoir été secrétaire général de l'UdeM pendant 22 ans. Comment la façon dont les réunions se déroulaient à l'Université a-t-elle évolué au cours de votre carrière?

La première transformation majeure a été apportée par le recteur Paul Lacoste en 1975, lorsqu’il a introduit la fonction de président des délibérations à l’Assemblée universitaire, déléguant ainsi cette tâche à une personne qui était familiarisée avec la procédure des assemblées délibérantes. Auparavant, cette fonction était exercée par le recteur lui-même, ce qui pouvait le placer dans une situation où une décision de procédure pouvait être jugée comme n’étant pas impartiale. Cela a facilité la conduite des débats, car l’impartialité du président pouvait être plus difficilement mise en doute. Cette formule a d’ailleurs été retenue pour les conseils municipaux des grandes villes du Québec.

Depuis le début de la pandémie de COVID-19, en mars 2020, les réunions se sont en général déplacées en ligne sur des plateformes telles que Microsoft Teams et Zoom. À votre avis, cette transformation numérique a-t-elle été une évolution positive ou négative?

J’estime que de telles réunions ont permis aux organismes dont les décisions doivent être prises par des corps constitués de continuer à pouvoir le faire. À cet égard, ces outils informatiques se sont révélés indispensables. Toutefois, j’ai constaté personnellement que ces plateformes, contrairement aux réunions où les membres sont présents, permettent seulement de voir et d’entendre les autres participants. Les êtres humains, lorsqu’ils communiquent entre eux, font appel à d’autres perceptions. De plus, dans les réunions en présentiel, le simple fait de pouvoir échanger un regard ou de parler avec deux ou trois participants lors d’une pause peut changer l’issue d’une réunion ou le climat dans lequel elle se déroule.

Votre manuel sur la tenue de réunions présente 101 règles de procédure; il est un guide détaillé pour s'assurer que les réunions se déroulent correctement. Quel était votre objectif premier en élaborant de telles normes?

Nous voulions améliorer le fonctionnement des corps délibératifs de l’Université que sont les assemblées départementales et les conseils de faculté. C’est dans cet esprit qu’il m’a été demandé par la secrétaire générale de l’époque, Juliette Barcelo, de voir à la rédaction d’un guide de procédure. C’est pourquoi l’ouvrage n’a pas porté seulement sur la conduite des réunions comme telles, mais également sur la préparation de celles-ci: points à inscrire à l’ordre du jour, préparation des documents explicatifs, envoi de l’ordre du jour et des dossiers soumis à la discussion. Par la suite, deux annexes sont venues compléter le tout en fournissant les règles à suivre pour la rédaction des procès-verbaux et le classement des documents afférents aux réunions.

Sur la quatrième de couverture, le doyen de la Faculté des arts et des sciences de l'UdeM, Frédéric Bouchard, dit que votre livre est «adapté à [...] notre pays, où les traditions britannique et française coexistent au sein de nos organisations». Êtes-vous d'accord avec cette affirmation?

Absolument. Il faut reconnaître qu’en cette matière nous sommes, au Québec, davantage de tradition britannique avec le fair play qui l’anime. Que ce soit le code Morin, le Robert's Rules of Order ou le Procedures for Meetings and Organizations de Keer et King, les règles qui y sont proposées visent à maintenir un délicat équilibre entre le droit de chacun des membres de s’exprimer et celui de la majorité d’en arriver à une décision qui soit la meilleure possible.

Il a fallu 41 ans pour que votre livre paraisse en anglais. Pourquoi tant de temps?

Au départ, le Guide de procédure ne visait que les instances de l’UdeM. Le Secrétariat général, qui en assurait la distribution à ses diverses instances, a été surpris que des organismes de l’extérieur lui en demandent des exemplaires. Il en a d’ailleurs assuré la diffusion pendant une vingtaine d’années. Les PUM ont pris la relève en 2001. La présentation et le format ont été modifiés et deux annexes ont été ajoutées: l’une sur la rédaction des procès-verbaux et l’autre sur le classement des documents utilisés dans les réunions. La version française s’est vendue à plus de 55 000 exemplaires.

La valeur du code a été reconnue depuis, le Barreau du Québec, entre autres, en faisant son code supplétif.

J’ai rencontré Frédéric Bouchard au cours d’une activité à laquelle nous participions tous les deux en octobre 2018; il m’a dit qu’il utilisait fréquemment le code Lespérance dans des réunions qu’il présidait ailleurs au Canada et que ses collègues anglophones lui demandaient s’il en existait une version en anglais. Il m’a alors demandé si j’avais envisagé de traduire l’ouvrage et m’a invité à en explorer la possibilité.

Comme j’étais retraité de l’Université depuis 2005, j’ai pris rendez-vous avec le recteur d’alors, Guy Breton, qui m’a encouragé à aller de l’avant et à communiquer avec les PUM. Leur directeur, Patrick Poirier, m’a confirmé son intérêt et, après un appel à tous, Les Presses de l’Université d’Ottawa ont décidé en avril 2019 de relever ce défi. Après des mois d’efforts et une belle et fructueuse collaboration, le Lespérance Code a vu le jour en ce début de juin 2021.